Tower Media Oy:n tietosuojaseloste

Mitä henkilötietoja kerätään

Tower Media kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä pääasiassa seuraavia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa mainittuja tarkoituksia varten:

Asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita koskevat henkilötiedot, kuten:

• Nimi

• Työnantajan nimi

• Tehtävänimike

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Tower Median cNow-sovellusta käyttävien asiakkaiden käyttäjätietoina: nimi, sähköposti, puhelin, tehtävänimike ja työnantajayrityksen nimi

Työntekijöitä koskevat henkilötiedot, kuten:

• Nimi

• Osoite

• Puhelinnumero

• Sähköposti

• Henkilötunnus

• Työsopimus ja sen sisältämät tiedot

• Palkanmaksuun ja verotusta varten tarvittavat tiedot

Osakkeenomistajia koskevat henkilötiedot, kuten:

• Lakisääteisten osake- ja osakasluettelon ylläpitoon tarvittavat tiedot osakkeenomistajista

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja kerätään ja millä perustein

Tower Media käsittelee henkilötietoja lainmukaisin perustein vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja henkilötietojen lainmukaisia käsittelyperusteita ovat:

Palveluiden tarjoaminen ja toimittaminen yritys- ja organisaatioasiakkaille

• Lakisääteisten osake- ja osakasluettelon ylläpitoon tarvittavat tiedot osakkeenomistajista

• Tower Media kerää ja käsittelee henkilötietoja palveluidensa tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteidensa täytäntöönpanemiseksi.

• Tämä pitää sisällään muun muassa normaalin asiakashallinnan ja -yhteydenpidon, laskutuksen, perinnän sekä asiakastuen.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus Tower Median ja asiakkaan välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja Tower Median oikeutettu etu.

Markkinointi ja asiakasviestintä

• Tower Media voi käsitellä myös prospektointimielessä potentiaalisina pitämiensä asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

• Tower Media saattaa käsitellä henkilötietoja myös asiakasviestintään.

• Lisäksi Tower Media saattaa käsitellä henkilötietoja markkinoinnin (ml. suora- ja digitaalinen markkinointi) toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi jaasiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti Tower Median oikeutettu etu ja mahdollisesti myös suostumus.

Liiketoiminnan kehittäminen, oikeudelliset velvoitteet ja muut juridiset perusteet

• Oikeutetun edun perusteella Tower Media voi lähettää asiakkaidensa tai potentiaalisten asiakkaidensa yhteyshenkilöille sähköpostimarkkinointia. Erityisesti lain sitä edellyttäessä sähköinen suoramarkkinointi saattaa myös perustua etukäteiseen suostumukseen. Markkinointisuostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, henkilö voi aina kieltää itseensä kohdistuvan suoramarkkinoinnin.

• Tower Media pyrkii jatkuvasti kehittämään digitaalisten viestintäjärjestelmien tarjoamiseen liittyviä tuotteita ja palveluitaan. Tämä edellyttää palveluiden käytön analysointia ja seuraamista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja käsitellä myös näihin tarkoituksiin.

• Henkilötietoa voidaan käsitellä myös palvelun laadun parantamiseksi sekä teknisten ongelmien selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja Tower Median oikeutettu etu.

Henkilöstöhallinto

• Tower Media saattaa käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisten laatimiseksi taikka tuomioistuimen tai viranomaisen sitä edellyttäessä.

Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen (työsopimus) sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän antama suostumus.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen on edellytys erityisesti sopimuksen syntymiselle ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Työsuhteessa Tower Media tarvitsee henkilötietoja siltä osin, että se voi täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteensa. Potentiaalisten asiakkaiden ja työnhakijoiden osalta henkilötietojen antaminen on pitkälti vapaaehtoista. Puutteelliset tiedot voivat kuitenkin vaikuttaa siihen, miten Tower Media voi käsitellä esimerkiksi yhteydenottopyynnön.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa automaattista henkilötietojen käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan esimerkiksi henkilön kiinnostuksen kohteita. Tower Media saattaa käyttää profilointia lähinnä digitaalisen mainonnan kohdentamisessa. Profiloinnin pyritään tekemään sisällöistä ja markkinoinnista relevantimpaa ja henkilökohtaisempaa. Henkilöllä on kuitenkin oikeus vastustaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka tapahtuu oikeutetun edun perusteella (mukaan lukien markkinointitarkoituksissa tapahtuva profilointi). Tower Median markkinoinnin yhteydessä tehtävään profilointiin ei sisälly sellaista automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia vaikutuksia henkilöön.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tower Media saa asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita koskevia henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään muun muassa yhteydenottojen yhteydessä sekä sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saatetaan saada myös markkinointirekistereitä tarjoavilta palveluntarjoajilta, kuten Postilta. Digitaalisen markkinoinnin yhteydessä henkilötietoja saatetaan kerätä ja käsitellä myös esimerkiksi verkkosivuston kävijöistä.

Työntekijöitä koskevia tietoja saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään ja hänen suostumuksellaan myös muilta, kuten rekrytointipalveluyrityksiltä tai suosittelijoilta.

Osakkeenomistajia koskevat tiedot saadaan osakkeenomistajilta itseltään.

Henkilötietojen käsittelijät, tietojen luovutukset ja salassapito

Henkilötietoja käsittelee Tower Median henkilöstö ja Tower Mediaan sopimussuhteessa olevat alihankkijat (esim. pilvipalveluiden ja palvelinkapasiteetin tarjoajat) tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tietoja ylläpidetään pääasiassa sähköisessä muodossa ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla. Tower Media saattaa käyttää alihankkijoita myös esimerkiksi digitaalisessa markkinoinnissa, CRM-järjestelmissä, taloushallinnossa ja laskutuksessa. Alihankkijat ovat Tower Median sopimuskumppaneita eikä heillä ole oikeutta käyttää Tower Median henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin Tower Median hyväksi. Kaikkea henkilötietoa käsitellään luottamuksellisena.

Muutoin Tower Media saattaa luovuttaa henkilötietoja lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Tower Media saattaa myös luovuttaa henkilötietoja, mikäli tämä on osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Henkilötietojen mahdolliset siirrot EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle erityisesti silloin, jos Tower Median tiedon tallennukseen ja käsittelyyn käyttämä palveluntarjoaja sijaitsee EU:n ulkopuolisessa maassa. Tower Media varmistaa kuitenkin aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen. Tämä voi tarkoittaa henkilötietojen siirtoa EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan taikka solmimalla EU:n komission julkaiseman henkilötietojen siirtoa koskevat vakiosopimuslausekkeet.

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Tower Media ei käytä henkilötietoja muuhun tarkoitukseen tai luovuta tietoja muutoin kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Tower Median fyysiset toimitilat ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Henkilötietojen säilytysajat

Tower Media ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä Tower Medialla ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Tower Media saattaa tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

Rekisteröityjen oikeudet

Käyttäjätietojen hallinnointi tietojärjestelmässä

Käyttäjät voivat kirjautua palveluun ja joiltain osin tarkastella sekä mahdollisesti päivittää tai muuttaa omia tietojaan.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli Tower Media käsittelee tietoja suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä, esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen

Henkilöllä on oikeus saada Tower Medialta vahvistus siitä, käsitteleekö se häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä henkilötietoja Tower Media hänestä käsittelee. Lisäksi henkilöllä on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojensa käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Henkilöllä on oikeus pyytää, että Tower Media korjaa tätä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka Tower Media ei käsittelisi henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli Tower Media käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi henkilön oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että Tower Media rajoittaa tätä koskevaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli Tower Media on käsitellyt tietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, henkilöllä on oikeus saada hänen sähköisesti toimittamansa tiedot jossain yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten edellä mainitut oikeudet on toteuttavissa

Henkilö voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla Tower Mediaan yhteyttä aiemmin mainittuja yhteystietoja käyttäen. Tower Median tulee samalla käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyyden varmistamiseksi, jotta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mikäli henkilö katsoo, että Tower Median henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista, voi hän myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto / https://tietosuoja.fi/ ).

Evästeet Tower Median verkkosivustolla

Tower Median verkkosivusto saattaa käyttää evästeitä muun muassa palveluiden toimittamiseksi, sivuston käytön analysoimiseksi, sisältöjen ja mainonnan tuottamiseksi ja kohdentamiseksi sekä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi.

Evästeitä hyödyntämällä voidaan kohdentaa verkkosivuston käyttäjälle sisältöjä tai mainontaa Tower Median omilla sivuilla, ulkopuolisilla verkkosivustoilla tai sosiaalisessa mediassa esimerkiksi sillä perusteella, mistä asioista verkkosivuston kävijä on ollut kiinnostunut vieraillessaan Tower Median verkkosivuilla. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja saatetaan yhdistää muihin asiakastietoihin mainonnan kohdentamisessa. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää lähtökohtaisesti suostumusta, kuten evästeiden käyttö markkinointitarkoituksiin, joka pyydetään verkkosivuston kävijältä verkkosivuilla olevan evästehallintatyökalun avulla. Mikäli verkkosivuston kävijä haluaa keskeyttää evästeiden käyttöön perustuvan mainonnan kohdentamisen tai muuttaa evästeasetuksiaan, sen voi tehdä sen kyseisessä evästehallintatyökalussa. Evästehallintatyökalu sisältää lisätietoja Tower Median verkkosivuilla käytössä olevista evästeistä.

Google Analytics

Tower Median sivuilla käytetään Google Analytics -palvelua, joka on Googlen seurantatyökalu. Google Analytics kertoo muun muassa, kuinka paljon sivustolla on vieraita tiettyinä kellonaikoina ja mitä kautta kävijät tulevat Tower Median verkkosivustolle. Google Analytics käyttää evästeitä, mikä mahdollistaa Tower Median verkkosivuston käyttöanalyysin. Voit lukea tarkemmin Google Analyticsin tietosuojapolitiikasta osoitteesta https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi